Le dossier de l'élève

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Loi vie privée

Combien de temps conserver les documents concernant les élèves ?

Pour la conservation des documents concernant les élèves, le ministère de la Communauté française, section Gestion des Archives, a publié sur son site un tableau reprenant l’ensemble des documents de travail des écoles. Ce tableau détaille, pour chaque type de document propre à l'école, la durée de conservation imposée.

Pour tout autre document de l’école non repris dans le tableau, vous pouvez contacter Monsieur VAN HOVE, du Service de l’Archivage du Ministère de la Communauté française.  

En ce qui concerne les autres documents qui ne sont pas spécifiques à l’école, on applique une disposition de la loi vie privée (article 4, § 1, 5°), ce qui signifie que vous ne pouvez pas conserver les données pour une durée excédant celle nécessaire à la réalisation des finalités pour lesquelles elles sont obtenues ou pour lesquelles elles sont traitées ultérieurement. Vous ne devez toutefois pas détruire toutes les données en votre possession dès que les élèves concernés ont quitté l'école. Normalement, l'école n'est censée détruire ces informations qu'après une période tampon appropriée. Dans la pratique, détruire le dossier d'un élève immédiatement après que celui-ci ait quitté l'établissement scolaire jouerait d'ailleurs souvent en sa défaveur. En effet, en cas de perte de son diplôme, l'ancien élève ne pourrait plus obtenir de duplicata auprès de l'école.

Qu'en est-il de la transmission de dossiers d'élèves d'une école à une autre ou d'une année scolaire à l'autre ?

La législation sur l'enseignement contient plusieurs dispositions pour la transmission de données administratives d'un établissement à un autre en cas de changement d'école, ou pour la transmission de dossiers lors du passage à l'année supérieure. Outre la transmission obligatoire d'un certain nombre de données administratives, vous pouvez également, dans l'intérêt de l'élève, communiquer d'autres données à la nouvelle école. Or, en tant qu'école, vous n'êtes pas autorisée à transmettre vous-mêmes ces données, vous ne pouvez communiquer que des données administratives, à moins d'avoir le consentement des parents ou de l'élève. Dans ce cas, il est recommandé de convenir avec les parents et/ou l'élève des données pertinentes que vous transmettrez à la nouvelle école.

Une chose encore : si en tant qu'ancienne école, vous êtes sur le point d'informer la nouvelle école des problèmes de comportement et de l'attitude rebelle d'un ancien élève, bref de lui communiquer, par écrit ou oralement, des données de nature disciplinaire, songez que chacun a "le droit à l'oubli".

Vous devez être conscient que certaines données que vous avez enregistrées à l'époque appartiennent peut-être au passé. Il ne va pas dans l'intérêt des élèves que ces données continuent à circuler. Ils se retrouveraient en effet "prisonniers" d'un traitement qui, entre-temps, ne correspondra peut-être plus à la réalité et dont il est en fait inutile d'informer la nouvelle école. Dans l'intérêt de l'élève, mieux vaut donc ne pas communiquer de données du dossier disciplinaire.

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Pouvez-vous transmettre des données d'élèves à des tiers ?

Il peut arriver que des tiers souhaitent obtenir des informations sur un élève en particulier. Avant tout, mieux vaut ne pas réagir à une demande orale et exiger une demande écrite précisant la raison pour laquelle ces données sont sollicitées.

Si ces documents ou ces données sont réclamés sur la base d'une disposition légale expresse par une institution publique - telle que le fisc, un juge, la police, … - dans le cadre de sa mission spécifique, par exemple à des fins d'enquête ou de contrôle, vous devez satisfaire à cette demande. La transmission s'effectuera alors en application de l'article 5, c de la loi vie privée, qui prévoit le cas où la transmission est nécessaire au respect d'une obligation à laquelle le responsable du traitement est soumis par ou en vertu d'une loi, d'un décret ou d'une ordonnance.

Une autre possibilité est qu'une institution souhaite obtenir les données car elles lui sont nécessaires pour accomplir une mission d'intérêt public ou une tâche qui s'inscrit dans le cadre de l'exercice de l'autorité publique.. Il peut s'agir par exemple d'une demande émanant d'une caisse d'assurance sociale pour les allocations familiales. Dans ce cas, cette institution peut invoquer l'article 5, e de la loi vie privée.

Enfin, si vous recevez une demande d'un tiers qui n'est pas autorisé à réclamer des informations en vertu d'une disposition légale ou qui n'a pas besoin de ces informations pour s'acquitter de l'application correcte d'une législation spécifique, comme l'exigerait sa mission, l'article 5, f de la loi vie privée prévoit que vous devez confronter les intérêts des parties concernées. Vous ne pouvez communiquer les données que si l'intérêt en termes de vie privée de l'élève ne prévaut pas sur l'intérêt légitime du demandeur. Dans le cas contraire, il vous faudra à nouveau demander le consentement de l'intéressé. C'est la raison pour laquelle, par exemple, vous ne pouvez pas communiquer de données concernant votre élève à des employeurs potentiels sans avoir obtenu au préalable le consentement explicite de l'élève. En tout cas, si cette balance des intérêts vous laisse un doute, mieux vaut toujours opter pour la solution la plus respectueuse de la vie privée. Il est dès lors recommandé de toujours demander le consentement de l'élève concerné ou de ses parents. Songez également que même une simple confirmation de l'existence d'un traitement de données d'un élève équivaut déjà à une communication de données à caractère personnel et que par conséquent, elle ne peut avoir lieu que si toutes les règles susmentionnées sont respectées.

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Une école peut-elle publier les résultats scolaires des élèves ?

Au sein de votre établissement scolaire, les résultats scolaires individuels de vos élèves sont traités afin de pouvoir évaluer, orienter, encadrer et rediriger leur parcours scolaire. Il s'agit d'un traitement légitime car il trouve son fondement dans la législation relative à l'enseignement.

Vous pouvez dès lors uniquement communiquer les résultats scolaires aux acteurs qui remplissent des tâches concrètes ou spécifiques dans le parcours scolaire de ces élèves.

Si vous envisagez de publier les résultats scolaires dans un journal, vous ne pouvez le faire que si vous avez reçu pour cela le consentement indubitable et informé de l'élève ou des parents. À défaut, vous dérogez non seulement à la finalité de votre mission légale, mais cela implique également que vous communiquez les données personnelles de vos élèves à un nombre illimité de tiers.

À cet égard, il est également important de bien informer les parents de leur droit de refuser une telle publication.

Notez bien que les résultats obtenus à l’évaluation externe non certificative commune et ceux obtenus à l’épreuve externe commune organisée en vue d’obtenir le certificat d’étude de base sont couverts par le secret professionnel et ne peuvent donc absolument pas être publiés !

Conclusion : même avec le consentement, publier les résultats des élèves ne peut se faire que dans un cadre très limité et dans le respect des dispositions précitées.

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Pouvez-vous communiquer des données d'élèves à un huissier de justice ?

Mieux vaut en tout cas ne donner suite à une demande écrite émanant d'un huissier de justice visant à obtenir certaines informations concernant un élève que si l'huissier peut attester qu'il agit en vertu d'une décision judiciaire ou d'un acte notarié. L'huissier de justice doit donc pouvoir justifier sa demande par la présentation d'un titre exécutoire.

Si l'huissier de justice ne dispose pas d'un titre exécutoire, vous devez ignorer la demande de communication de données à caractère personnel concernant votre élève. De cette manière, vous n'engagez pas non plus votre propre responsabilité.

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Pouvez-vous communiquer des données d'élèves à un expert judiciaire ?

Afin de résoudre un litige, un juge peut charger un expert de procéder à des constatations ou de donner un avis. L'article 962 et suivants du Code judiciaire règlent l'expertise en matière civile, par exemple en cas de divorce.

Le juge ordonne une expertise par voie de jugement. Ce jugement définit très précisément l'objet de l'expertise ainsi que le délai pour le dépôt du rapport d'expertise.

Une fois ses travaux terminés, l'expert informe les parties de ses constatations dans un rapport. Il établit notamment un compte rendu chronologique aussi complet que possible de ses constatations et de ses travaux, incluant la collecte d'informations auprès de tiers et les motifs qui la justifiaient, donc par exemple les raisons pour lesquelles des informations ont été collectées auprès de l'école.

Vu l'article 4 de la loi vie privée et compte tenu de tous les facteurs pertinents, vous pouvez fournir, à la demande d'un expert, des informations concernant un élève en particulier.

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Qu'en est-il des parents séparés ?

Vous avez certainement déjà vécu l'expérience d'un parent qui souhaite obtenir des informations sur son enfant scolarisé mineur qui vit toutefois chez l'autre parent.

En cas de divorce, on part actuellement du principe de l'autorité parentale conjointe. Dans ce système, les deux parents prennent les décisions ensemble, bien qu'ils soient séparés. Il arrive toutefois que le juge accorde la responsabilité à un seul des parents et dans ce cas, seul ce parent est autorisé à prendre les décisions. L'autre parent continue néanmoins à superviser l'éducation de l'enfant et a donc le droit d'être informé. Cela signifie que l'école doit également répondre aux questions de cet autre parent et le recevoir lors des réunions de parents.

Ceci ne s'applique évidemment pas si l'autre parent a été totalement déchu de l'autorité parentale.

Nous référons également à la circulaire n° 90 du 19 mars 2002 relative à l'exercice de l'autorité parentale en matière scolaire.

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