Tout sur le droit d'accès aux données des élèves

• En quoi consiste précisément ce droit d'accès ?
• À quoi sert le droit d'accès ?
• De quelle manière ce droit d'accès s'exerce-t-il ?
• Qui dispose d'un droit d'accès ?
• Qu'en est-il du droit de rectification des données d'élèves ?
• Un élève a-t-il le droit d'accéder à ses résultats d'examen ?

En quoi consiste précisément ce droit d'accès ?

Pour le droit d'accès, nous nous basons sur l'article 10 de la loi vie privée qui prévoit que les données doivent être communiquées à la personne concernée, en l'occurrence l'élève ou ses parents, à sa demande sous une forme intelligible.

Il convient cependant d'établir une distinction entre le droit à l'information visé à l'article 10 de la loi vie privée et le droit d'obtenir des informations relatives aux principes pédagogiques qui ont été définis par la direction de l'école et acceptés par l'ensemble des parties – les parents, l'élève et l'administration scolaire – lors de l'inscription de l'élève. Ce dernier droit, issu de l’autorité parentale, est celui beaucoup plus vaste des parents d'obtenir des informations sur leur enfant dans le contexte scolaire par le biais de réunions de parents, de soirées d'information, du journal de classe, du bulletin scolaire, etc.

À quoi sert le droit d'accès ?

Étant donné que la loi vie privée exige que les données soient communiquées sous une forme intelligible, l'élève ou ses parents ont la possibilité de contrôler si l'école respecte bien les exigences de qualité imposées par la loi vie privée.

• Les données à caractère personnel sont-elles exactes ?
• Sont-elle complètes et pertinentes au regard de la finalité du traitement ?
• L'enregistrement de certaines données n'est-il pas en principe interdit (par exemple des données judiciaires) ?
• Certaines données du fichier ne sont-elles pas conservées au-delà du délai autorisé ?
• N'existe-t-il pas d'intérêts sérieux et légitimes liés à la situation particulière de l'élève qui pourraient justifier que celui-ci s'oppose à ce que vous traitiez ses données à caractère personnel ?

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De quelle manière ce droit d'accès s'exerce-t-il ?

Dans le contexte scolaire, pour l'accès à certains types de données personnelles d'élèves, il peut arriver que d'autres textes réglementaires ou une certaine juridsprudence précisent la loi vie privée.

Pour illustrer notre propos, prenons trois exemples où le droit d'accès peut être demandé : les copies d'examens, la motivation d'une décision d'échec ou de réussite avec restriction et l'accès au dossier disciplinaire.

A. Droit d'accès aux copies d'examen

Dans ce cas de figure, l'école, tous réseaux confondus, est considérée comme une autorité administrative. En tant que telle, elle est soumise au décret relatif à la publicité de l'administration qui l'oblige à fournir une copie d'examen au demandeur.

B. Motivation d'une décision d'échec ou de réussite avec restriction

Le décret Missions du 24 juillet 1997 (article 96) prescrit que le chef d'établissement ou son délégué fournit, le cas échéant, par écrit si la demande expresse lui est formulée par l'élève majeur ou les parents ou la personne responsable d'un élève mineur, la motivation précise d'une décision d'échec ou de réussite avec restriction.

C. Droit d'accès au dossier disciplinaire

Ici, il importe de faire remarquer d'emblée que la base réglementaire diffère d'un réseau à l'autre.

Dans le réseau officiel, en matière disciplinaire, toute école est considérée comme une autorité administrative. À ce titre, l'école est donc soumise au décret relatif à la publicité de l'administration qui l'oblige à fournir une copie du dossier disciplinaire au demandeur qui justifie d'un intérêt légitime.

Dans le réseau libre, en matière disciplinaire, la jurisprudence ne reconnaît pas l'école comme une autorité administrative.  L'école n'est dès lors pas soumise au décret relatif à la publicité de l'administration. Dans ce cas, pour accéder au dossier disciplinaire, le demandeur devra invoquer le principe des droits de la défense.

Hormis ces cas où le demandeur peut obtenir les informations demandées sous forme de copie, queles choses soient claires : ni les parents ni l'élève ne peuvent invoquer la loi vie privée pour vous imposer de leur fournir une copie du dossier scolaire. En effet, aux termes de cette loi, il suffit que vous indiquiez quelles sont exactement les données qui font l'objet d'un traitement. En tant que responsable du traitement, il vous appartient également de décider de quelle manière vous communiquerez ces informations : en ligne, verbalement, par écrit, sur support électronique, …).

Autrement dit, en votre qualité de responsable du traitement, vous pouvez choisir – dans le cadre de la loi vie privée - de laisser les intéressés lire le dossier, de leur expliquer ce que contient le dossier ou de leur en remettre une copie.

Ce qui n'est par contre absolument pas permis, c'est que vous refusiez l'accès au dossier aux parents ou à l'élève sans raison.

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Qui dispose d'un droit d'accès ?

L'élève majeur ou les parents ou la personne responsable de l'élève mineur disposent d'un droit d'accès. Si l'élève est mineur, il doit faire preuve d'un degré de maturité et d'autonomie suffisant ainsi que d'une capacité de discernement suffisante pour pouvoir (co)exercer ce droit lui-même. Lors de l'exercice de ce droit, les parents ou la personne responsable de l'élève mineur doivent intervenir dans l'intérêt de ce dernier. S'il s'avère qu'un accès ne sert pas l'intérêt de l'élève ou si vous craignez que les données soient détournées, il est recommandé de ne pas accorder l'accès.

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Qu'en est-il du droit de rectification des données d'élèves ?

L'élève et ses parents peuvent faire rectifier sans frais toutes les données incorrectes concernant l'élève. La rectification d'erreurs objectives telles qu'une adresse erronnée ou un nom de famille mal encodé ne pose aucun problème notable. Mais dans le monde de l'enseignement, un traitement de données à caractère personnel peut éventuellement aussi contenir des éléments plus subjectifs. C'est le cas lorsqu'un professeur émet une appréciation à propos des compétences de l'élève. La situation est évidemment ennuyeuse car, sauf exceptions, il n'est généralement pas possible de démontrer que l'appréciation n'est pas correcte, précisément parce qu'elle peut contenir une part de subjectivité. Le fait est donc qu'il est quasiment impossible de la rectifier. Si un enseignant base son appréciation (subjective) sur une perception erronnée, l'élève doit avoir la possibilité de contester cette appréciation, ce qu'il peut faire en invoquant l'article 12 de la loi vie privée.

Notez bien que les enseignants sont censés respecter des exigences et critères pédagogiques en matière d'évaluation. Ces compétences à atteindre et ces critères d'évaluation sont décrits dans le décret Missions. 

En cas de rectification, vous devez la notifier dans le fichier concerné. Toutefois, la "rectification" de données subjectives se limite généralement à la mention du fait que l'élève conteste l'exactitude de ces données. Cela signifie donc que l'élève n'a pas le droit d'y substituer sa propre appréciation. Dans le cas contraire, cela voudrait dire qu'il dispose d'un droit de censure.

Si des données inexactes, incomplètes, non pertinentes ou interdites ont été transmises à des tiers, le responsable doit, dans le mois, signaler les corrections ou effacements à effectuer aux personnes à qui ces données ont été communiquées, à moins que cela ne s'avère impossible ou extrêmement difficile.

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Un élève a-t-il le droit d'accéder à ses résultats d'examen ?

Les points attribués aux examens constituent des données à caractère personnel au sens de l'article 1 de la loi vie privée. Ils peuvent en effet être reliés à un élève donné.

Un élève vous a peut-être demandé s'il pouvait encore avoir accès à ses points avant la délibération. La délibération peut être considérée comme étant le processus de validation des points d'examen. En effet, les points que vous avez attribués à l'issue de l'examen peuvent encore être modifiés après délibération en conseil de classe. Permettre à un élève d'accéder à des données à caractère personnel provisoires et peut-être même incorrectes n'a dès lors pas beaucoup de sens. La législation relative à la publicité de l'administration permet également de rejeter une demande de publicité prématurée. Après délibération, les points d'examen sont définitifs et ils peuvent être communiqués à l'élève par le biais du droit d'accès, comme le prévoit la loi vie privée, ou sur la base de la législation relative à la publicité de l'administration.

À l'issue de la délibération, il est donc tout à fait possible qu'un élève obtienne accès à ses points d'examen, s'il en fait la demande.
Il faut également souligner que les élèves et leurs parents ont accès aux copies d'examens de l'élève concerné et ce dans le cadre et dans les conditions du Décret Missions du 24 juillet 1997.
Le droit d’accès aux copies d’examens est clairement abordé dans la circulaire n° 3190 du 23/06/2010.

Retenez toutefois que le droit d'accès ne peut pas avoir pour effet qu'un élève fasse modifier ses résultats d'examen en invoquant le droit de rectification prévu à l'article 12 de la loi vie privée.

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